Cómo funciona todo: el año fiscal de un autónomo y de una SL

Si es la primera vez que te asomas a los impuestos de un negocio, la cantidad de números de modelo asusta: 303, 130, 111, 390, 347… La buena noticia es que todo encaja en un esquema sencillo. Un negocio paga dos impuestos principales, va adelantando dinero durante el año y hace una cuenta final al año siguiente. Este artículo es el mapa: cuando quieras el detalle de una pieza, sigue el enlace.

Quién hace qué

En el año fiscal intervienen tres actores principales:

• El cliente (el autónomo o la sociedad). Hace la actividad, emite sus facturas con todos los datos obligatorios (ver qué debe llevar una factura), guarda las que recibe y paga los impuestos. Las declaraciones son suyas, aunque las prepare otro.
• La gestoría (o asesoría). Si el cliente se lo encarga, registra las facturas en los libros, lleva la contabilidad de las sociedades, prepara y presenta las declaraciones en nombre del cliente y le avisa de lo que hay que pagar. El cliente también puede presentar sus declaraciones él mismo.
• Hacienda, es decir, la Agencia Tributaria (AEAT). Recibe las declaraciones y los pagos, cruza datos (lo que tú declaras con lo que declaran tus clientes, proveedores, bancos y empleadores), devuelve lo que corresponda y comprueba.

Alrededor hay otros: la Seguridad Social (cuotas de autónomos y de trabajadores), el Registro Mercantil (cuentas anuales y libros de las sociedades), el ayuntamiento (impuestos locales como el IBI) y, en Cataluña, la Agència Tributària de Catalunya para algunos impuestos propios (ver si estás en Cataluña).

Todo empieza con el alta en Hacienda con el modelo 036, donde se dice qué actividad haces y qué impuestos te tocan.

Los dos impuestos principales

El IVA. Cuando vendes, cobras IVA a tu cliente (normalmente el 21 %); cuando compras para el negocio, pagas IVA a tu proveedor. Cada trimestre ingresas en Hacienda la diferencia. El IVA no es un coste ni un ingreso del negocio: lo recaudas por cuenta de Hacienda. Lo explicamos en el IVA, explicado sin jerga.

El impuesto sobre el beneficio. Aquí está la gran diferencia entre las dos formas de negocio:

• el autónomo paga el IRPF por su beneficio (ingresos menos gastos), junto con el resto de sus rentas;
• la sociedad limitada paga el Impuesto sobre Sociedades por el suyo.

Qué cambia entre una y otra forma lo tienes en autónomo o sociedad limitada.

Hay una tercera pieza que no es un impuesto propio sino de otros: las retenciones. Cuando pagas un sueldo, la factura de un profesional o el alquiler de un local, retienes una parte y la ingresas tú en Hacienda en nombre de quien cobra. Es un adelanto del impuesto de esa otra persona.

Lo que se presenta cada trimestre

Del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y en enero para el cuarto trimestre:

El método con el que el autónomo calcula su beneficio (directa o módulos) decide si presenta el 130 o el 131: está en estimación directa o módulos.

Lo que se presenta cada año

• Enero: los resúmenes anuales. 390 (IVA del año), 190 (resumen de las retenciones del 111) y 180 (resumen de las del 115).
• Febrero: el 347, con los clientes y proveedores con los que has superado 3.005,06 € en el año.
• De abril a junio: la Renta del autónomo, el modelo 100. Ahí se calcula el IRPF real del año y se restan las retenciones y los pagos del 130.
• Julio: el Impuesto sobre Sociedades de la SL, el modelo 200, si su ejercicio coincide con el año natural. Lo presentan todas las SL, aunque no hayan tenido actividad.
• De enero a julio, solo la SL: las cuentas anuales. Se formulan como tarde el 31 de marzo, los libros se legalizan en el Registro Mercantil hasta el 30 de abril, la junta las aprueba hasta el 30 de junio y se depositan en el Registro en el mes siguiente.
• Diciembre: el mes de las decisiones para el año siguiente. Las renuncias a módulos o a la estimación directa simplificada, la opción por el criterio de caja del IVA y otros cambios se comunican con el 036 en diciembre.

Las fechas exactas, con los festivos y la domiciliación, están en el calendario fiscal.

Quién lleva qué libros

• Autónomo en estimación directa simplificada: libros registro de ingresos, de gastos y de bienes de inversión (los profesionales, además, de provisiones de fondos y suplidos), y los de IVA: facturas expedidas, facturas recibidas y bienes de inversión. Tienen que estar al día antes de que acabe el plazo de cada declaración trimestral.
• Autónomo en estimación directa normal con actividad mercantil: contabilidad completa según el Código de Comercio.
• Sociedad limitada: siempre contabilidad completa según el Código de Comercio y el Plan General Contable (contabilidad y PGC), con el libro diario y el de inventarios y cuentas anuales legalizados cada año, más el libro de actas y el de socios.

En la práctica, muchos clientes entregan sus facturas y la gestoría lleva los libros. Pero los libros son del cliente y los tiene que conservar: la documentación fiscal, mientras Hacienda pueda revisarla (en general, cuatro años desde que acaba el plazo de cada declaración), y la mercantil de las sociedades, seis años desde el último asiento.

Además, las facturas van cambiando: los programas de facturación tendrán que cumplir el reglamento de VeriFactu (las sociedades, antes del 1 de enero de 2027; los autónomos, antes del 1 de julio de 2027), y llegará la factura electrónica obligatoria entre empresas (desde octubre de 2027 para quien facture más de 8 millones de euros y desde octubre de 2028 para el resto).

Un ejemplo con números

Errores típicos

• Pensar que el IVA cobrado es dinero del negocio. Es de Hacienda: hay que guardarlo para el 303.
• Desentenderse de lo que presenta la gestoría. La declaración es del cliente y se hace con los datos que él da: si falta una factura o sobra un gasto personal, el error es suyo. Conviene revisar el borrador antes de presentarlo.
• Olvidar los resúmenes de enero. Son declaraciones sin pago, pero obligatorias, y Hacienda las cruza con las trimestrales.
• Confundir los adelantos con el impuesto final. El 130, el 202 y las retenciones son pagos a cuenta: la cuenta final llega con la Renta o con el modelo 200.
• Dejar las decisiones de régimen para enero. Las renuncias y opciones del año siguiente se comunican en diciembre.
• Tratar la SL como un autónomo con otro nombre. La sociedad tiene obligaciones mercantiles propias (cuentas anuales, libros legalizados, depósito) que el autónomo no tiene.