Contabilidad, asientos y el Plan General Contable, en palabras sencillas

La contabilidad asusta por el vocabulario, pero la idea de fondo es sencilla: cada vez que pasa algo con dinero en una empresa, se apunta de dónde viene y a dónde va.

Qué es

La contabilidad es el registro ordenado de todo lo que hace una empresa con valor económico: ventas, compras, cobros, pagos, préstamos, bienes. De ella salen el beneficio del año y una foto de lo que la empresa tiene y debe.

¿Quién está obligado a llevarla?

• Toda sociedad (SL, SA): lo exige el Código de Comercio.
• El autónomo en estimación directa normal con actividad mercantil (un comercio, una industria).
• El resto de autónomos (estimación directa simplificada, profesionales) no tienen que llevar contabilidad: les basta con los libros registro. Aun así, muchas gestorías llevan a todos sus clientes por partida doble en su programa, porque de ahí sacan los libros.

La partida doble: debe y haber

Cada operación afecta al menos a dos cuentas. Si vendes y te pagan, tienes más dinero en el banco y también más ventas. A esto se le llama partida doble.

Cada cuenta tiene dos columnas:

• Debe (a la izquierda): se dice "cargar" una cuenta.
• Haber (a la derecha): se dice "abonar" una cuenta.

No pienses en "debe = deuda". Es solo el nombre de la columna. La regla práctica:

• Lo que la empresa tiene (banco, clientes que le deben, ordenadores) y los gastos aumentan por el debe.
• Lo que la empresa debe (proveedores, Hacienda, préstamos), su capital y los ingresos aumentan por el haber.

Un asiento es la anotación de una operación: una fecha, las cuentas que se mueven y los importes. La regla de oro: en cada asiento, la suma del debe es igual a la suma del haber.

El Plan General Contable y el de pymes

En España no se elige cómo se llaman las cuentas: lo marca el Plan General de Contabilidad (PGC, Real Decreto 1514/2007). Hay una versión para empresas pequeñas, el PGC de pymes (Real Decreto 1515/2007).

Puede usar el PGC de pymes la empresa que, durante dos ejercicios seguidos, cumple al cierre al menos dos de estas tres condiciones:

• activo total de hasta 4 millones de euros;
• cifra de negocios (ventas sin IVA) de hasta 8 millones;
• hasta 50 trabajadores de media.

Casi todas las SL que lleva una gestoría lo cumplen. No pueden usarlo, entre otras, las sociedades de un grupo que consolida cuentas. Si se elige, se mantiene al menos tres ejercicios.

Los dos planes ordenan las cuentas igual: cada cuenta tiene un número cuyo primer dígito es su grupo.

El PGC completo tiene además los grupos 8 y 9 (gastos e ingresos que van directamente al patrimonio), que el de pymes no tiene.

Las cuentas que más vas a ver

Un detalle: un autónomo que lleva contabilidad usa la 550 (Titular de la explotación) para el dinero que mete o saca del negocio. La 551 es solo para sociedades.

Un ejemplo con números

El cierre del año y las cuentas anuales

Al acabar el ejercicio se hacen unos asientos especiales:

1. Amortizaciones: el gasto del año por el desgaste de cada bien (cuenta 681 contra la amortización acumulada, 281). En una SL tiene que estar contabilizada para poder deducirla en el Impuesto sobre Sociedades.
2. Regularización: los saldos de los grupos 6 y 7 se llevan a la 129, que queda con el beneficio o la pérdida del año.
3. Impuesto sobre Sociedades del año, con las retenciones y los pagos a cuenta de la 473.
4. Después de la junta, la aplicación del resultado: el beneficio se reparte entre reservas y, si se puede, dividendos. La ley obliga a destinar el 10 % del beneficio a reserva legal hasta que llegue al 20 % del capital.

Con todo eso se preparan las cuentas anuales. Con el PGC de pymes son tres documentos: balance (lo que la empresa tiene y debe a 31 de diciembre), cuenta de pérdidas y ganancias (ingresos y gastos del año) y memoria (explicaciones). El estado de cambios en el patrimonio neto y el de flujos de efectivo son voluntarios.

Para un ejercicio 2026 cerrado el 31 de diciembre:

Si no se depositan, el Registro cierra la hoja de la sociedad (casi no se puede inscribir nada) y el ICAC puede multarla con entre 1.200 y 60.000 €.

Errores típicos

• Llevar a la 472 un IVA que no se puede deducir. El IVA no deducible forma parte del coste del gasto o del bien.
• Mandar el transporte de una compra de mercancías a la 624 (Transportes). Los portes, seguros y aranceles hasta tener la mercancía lista para vender van a la cuenta de la compra (600). La 624 es para los transportes de ventas.
• Usar la 551 para un autónomo. Para el titular de un negocio individual está la 550.
• Olvidar el asiento de amortización al cierre. En una SL, sin asiento no hay gasto deducible.
• Contabilizar el reparto de dividendos como un gasto. Es aplicar el beneficio: sale de la 129 o de reservas, no del grupo 6.
• Presentar cuentas a las que les falta la firma de un administrador sin explicar por qué, o depositarlas tarde. Si falta una firma, cada documento tiene que indicarlo con su causa.