Los libros registro: qué tiene que anotar un autónomo y una SL

Hacienda no te pide solo que presentes declaraciones: te pide que puedas demostrar de dónde salen. Para eso están los libros registro: listas ordenadas de todas tus facturas, ingresos, gastos y bienes, con los datos que pide la norma.

Qué es

Un libro registro es una tabla con una fila por factura u operación. Antes eran libros de papel; hoy son ficheros (normalmente una hoja de cálculo o lo que saca el programa de la gestoría).

Hay dos familias:

• Libros fiscales: los del IVA y los del IRPF. Sirven para calcular el modelo 303 y el modelo 130, y para enseñarlos si Hacienda los pide.
• Libros contables: los del Código de Comercio (Diario e Inventarios y Cuentas anuales). Los llevan las sociedades y algunos autónomos. Se explican en contabilidad y PGC.

Qué libros llevas depende de quién eres.

El autónomo en estimación directa simplificada

Es el caso más común. Lleva:

Libros del IVA

• Facturas expedidas: las que emites.
• Facturas recibidas: las de tus proveedores.
• Bienes de inversión, si los tienes. Para el IVA solo cuentan como bienes de inversión los que valen más de 3.005,06 € cada uno; un ordenador de 1.200 € no lo es.

Libros del IRPF

• Ventas e ingresos.
• Compras y gastos.
• Bienes de inversión: aquí sí entra el ordenador, porque se amortiza (su coste se reparte entre varios años en lugar de restarse de golpe).
• Si eres profesional (abogado, diseñadora, arquitecto…), además un libro de provisiones de fondos y suplidos: el dinero que un cliente te adelanta para pagar gastos suyos (provisión) y los gastos que pagas en nombre del cliente (suplidos).

Los libros del IVA y los del IRPF pueden ser los mismos: la norma permite llevarlos juntos (llevanza unificada), con columnas para cada impuesto. Es lo habitual.

Casos distintos:

• Autónomo en estimación directa normal con actividad mercantil (un comercio, por ejemplo): lleva contabilidad completa del Código de Comercio, como una sociedad, además de los libros del IVA.
• Comerciante en recargo de equivalencia: no lleva libros del IVA por esa actividad (sí los del IRPF).

La sociedad limitada

Una SL lleva:

• Contabilidad completa según el Código de Comercio y el Plan General Contable:
  • Libro Diario: todos los asientos, día a día.
  • Libro de Inventarios y Cuentas anuales: el balance inicial, un balance de comprobación de sumas y saldos al menos cada trimestre, el inventario de cierre y las cuentas anuales.
• Libros del IVA: expedidas, recibidas y, si los tiene, bienes de inversión.
• Libros societarios: libro de actas de la junta y libro registro de socios (y, en una sociedad de un solo socio, el de contratos con ese socio).

Una SL no lleva libros del IRPF, porque no paga IRPF: paga el Impuesto sobre Sociedades.

La legalización en el Registro Mercantil

Los libros obligatorios de una SL (Diario, Inventarios y Cuentas anuales, actas, socios) se legalizan cada año: se envían por vía telemática al Registro Mercantil, que certifica que existen y no se han cambiado. Se hace después de completarlos y en los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio. Para un ejercicio 2026 cerrado el 31 de diciembre, hasta el 30 de abril de 2027.

No se legalizan libros en blanco ni en papel. El envío es un fichero comprimido con un archivo por libro y una huella digital de cada uno.

Plazos de anotación y formato

No hace falta anotar cada factura el mismo día. La regla:

• IVA: las operaciones tienen que estar anotadas cuando se presenta la declaración del periodo y, como tarde, antes de que acabe su plazo. Las facturas recibidas se anotan por orden de recepción, en el periodo en que se deducen.
• IRPF: antes de que acabe el plazo del pago fraccionado del trimestre.
• Los libros se totalizan por trimestres y por años, en euros.

El formato oficial de la AEAT. Hacienda publica un formato electrónico común de los libros del IVA y del IRPF: una hoja de cálculo (XLSX) con una pestaña por libro y unas columnas fijas. No es un modelo que se presente cada trimestre. Sirve para dos cosas:

• contestar si Hacienda te pide los libros;
• importarlos en los servicios de ayuda de la AEAT para el 303, el 130 y la Renta.

Cada fichero lleva todas las anotaciones del año desde el 1 de enero hasta el final del trimestre que declaras (no un trimestre suelto), y no puede pasar de 4 MB para importarlo.

Las empresas del SII (las que liquidan el IVA cada mes, las grandes empresas y quien lo elige) no usan este formato: llevan sus libros del IVA directamente en la sede de la AEAT. VeriFactu es otra cosa: regula los programas de facturación, no los libros registro.

Un ejemplo con números

Cuánto tiempo hay que guardarlos

• Código de Comercio: los libros, la correspondencia y los justificantes del negocio, 6 años desde el último asiento.
• Impuestos: mientras Hacienda pueda revisar, que es 4 años desde que acaba el plazo de la declaración. Si hay pérdidas o cantidades pendientes de compensar en años futuros, hasta 10 años para poder justificarlas.
• Las facturas, durante el plazo de la ley tributaria.

En la práctica, quien lleva un negocio guarda todo al menos 6 años desde el último asiento, y más si arrastra pérdidas o saldos a compensar.

Errores típicos

• Meter el ordenador o la furgoneta como gasto del trimestre en el IRPF. Van al libro de bienes de inversión y se amortizan.
• Restar la retención del total de la factura. El total es base más IVA; la retención va en su propia columna.
• Anotar las facturas recibidas por fecha de factura en vez de por fecha de recepción cuando no coinciden.
• Mandar a la AEAT un fichero solo con el trimestre. El formato oficial pide desde el 1 de enero hasta el final del trimestre.
• Olvidar legalizar los libros de la SL hasta el 30 de abril (para un ejercicio cerrado el 31 de diciembre).
• Borrar documentación antes de tiempo, sobre todo si hay pérdidas que se compensarán durante años.