Qué debe llevar una factura

Qué es

Una factura es el documento que justifica una venta o un servicio. Para Hacienda tiene dos funciones: demuestra cuánto IVA ha cobrado quien la emite y es el único papel que permite al cliente empresario deducir ese IVA. Si a la factura le falta un dato obligatorio, el cliente no puede deducir el IVA hasta que se corrija.

Los autónomos y las empresas tienen que emitir factura por sus ventas y servicios. Hay excepciones (algunas operaciones exentas, el recargo de equivalencia, los módulos del IVA), pero cuando el cliente es otro empresario o profesional, siempre hay que dar factura.

Las reglas están en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Hay dos tipos de factura: la completa (la «factura» de toda la vida) y la simplificada (lo que antes se llamaba tique).

La factura completa: los datos obligatorios

El artículo 6 del Reglamento exige:

1. Número y, si hay, serie. La numeración tiene que ser correlativa. Las rectificativas van en una serie propia.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos o razón social de quien emite y de quien recibe la factura.
4. NIF de quien la emite. El NIF del cliente es obligatorio, entre otros casos, cuando el cliente es empresario o profesional en España, en las ventas a empresas de otros países de la UE (con su NIF-IVA) y cuando el cliente debe declarar el IVA por inversión del sujeto pasivo.
5. Domicilio de quien emite y de quien recibe.
6. Descripción de lo que se vende, con la base imponible (el precio sin IVA), el precio unitario sin IVA y los descuentos que no estén incluidos en él.
7. Tipo de IVA aplicado.
8. Cuota de IVA, por separado.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la de la factura.
10. Menciones especiales cuando toquen: la referencia a la norma si la operación está exenta; «inversión del sujeto pasivo» si el IVA lo declara el cliente; «régimen especial del criterio de caja» si pagas el IVA cuando cobras; «facturación por el destinatario» si la hace el cliente, y las de los regímenes de agencias de viajes y de bienes usados.

Si una misma factura lleva productos a tipos distintos (por ejemplo, al 21 % y al 10 %), hay que separar la base de cada tipo.

La factura simplificada

Es una factura con menos datos. Se puede emitir:

• si el total, IVA incluido, no pasa de 400 €;
• si es una factura rectificativa;
• hasta 3.000 €, IVA incluido, en ciertas actividades: ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio o ambulantes, transporte de personas, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, peluquería y belleza, instalaciones deportivas, revelado de fotos, aparcamientos, alquiler de películas, tintorería y lavandería, y autopistas de peaje.

Nunca se puede usar en las ventas de bienes a empresas de otros países de la UE ni en las operaciones con inversión del sujeto pasivo.

Debe llevar: número y serie, fecha de expedición (y de la operación, si es distinta), NIF y nombre de quien la emite, qué se vende, el tipo de IVA (vale «IVA incluido») y el total. Si hay varios tipos de IVA, la base de cada uno.

Lo importante para quien compra: una simplificada solo sirve para deducir el IVA si lleva además tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA separada. Como empresario, tienes derecho a pedirlos. Si te dieron el tique sin tus datos, puedes pedir que te lo canjeen por una factura completa.

La factura rectificativa

Sirve para corregir una factura ya emitida. Es obligatoria cuando:

• a la factura original le faltaba un dato obligatorio o tenía uno mal;
• el IVA se calculó mal;
• cambia el importe después: un descuento posterior, una devolución de mercancía, un impago que se puede recuperar en el IVA o el concurso del cliente.

Cómo se hace:

• Se emite en cuanto se conoce el motivo, y como máximo en los cuatro años siguientes a la operación.
• Va en una serie de numeración propia.
• Identifica la factura que corrige (su número y fecha).
• Puede indicar solo la diferencia (por ejemplo, −200 € de base y −42 € de IVA) o el importe correcto final, diciendo cuál es la diferencia.

La factura original no se borra ni se cambia: la corrección es siempre otra factura, la rectificativa.

Plazos para emitir la factura

• Regla general: en el momento de hacer la venta o prestar el servicio.
• Si el cliente es empresario o profesional: antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Un servicio terminado el 28 de febrero se puede facturar hasta el 15 de marzo.
• Ventas de bienes a empresas de otros países de la UE: antes del día 16 del mes siguiente al inicio del transporte.
• Facturas recapitulativas: puedes agrupar en una factura varias operaciones del mismo mes con el mismo cliente; se emite como tarde el último día del mes o, si el cliente es empresario, antes del día 16 del mes siguiente.

Si facturas con un programa informático, además tienes que tener en cuenta las reglas de VeriFactu.

Facturas en catalán y en otras lenguas

Las facturas pueden emitirse en cualquier lengua: castellano, catalán, inglés o la que sea. Hacienda puede pedir una traducción si revisa tus cuentas. La única condición es que la cuota de IVA que se cobra en España se exprese en euros.

En Cataluña, las menciones obligatorias son igual de válidas en catalán: «inversió del subjecte passiu» o «règim especial del criteri de caixa». Además, las empresas de servicios públicos (luz, gas, agua, teléfono) tienen que enviar sus facturas a los residentes en Cataluña al menos en catalán. Más detalles en si estás en Cataluña.

Un ejemplo con números

Errores típicos

1. Facturar sin el NIF o el domicilio del cliente empresa. Tu cliente no podrá deducir el IVA y te pedirá una rectificativa.
2. Aceptar tiques sin tus datos. Un tique de 242 € de la ferretería sin tu NIF y sin la cuota separada no te deja deducir ni un euro de IVA. Pide la factura completa.
3. Usar la simplificada por encima del límite. Un taller mecánico no está en la lista de los 3.000 €: por encima de 400 € tiene que hacer factura completa.
4. Numerar las rectificativas en la serie normal o saltarse números en la numeración.
5. Corregir editando la factura original en lugar de emitir una rectificativa.
6. Facturar fuera de plazo a clientes empresa: el límite es el día 15 del mes siguiente a la operación.