VeriFactu: qué es y a quién afecta

Si oyes «VeriFactu» y piensas en una declaración nueva, para un momento. VeriFactu no es un impuesto ni un modelo que se presente. Es una regla sobre el programa con el que haces tus facturas.

Qué es

VeriFactu es el nombre corto del Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023). Un sistema informático de facturación es el programa (o el programa más el aparato, como una caja registradora) que usas para hacer facturas y que además guarda y procesa esos datos.

El reglamento pide que ese programa garantice que lo facturado no se pueda tocar sin dejar rastro:

• Integridad e inalterabilidad: una factura registrada no se puede borrar ni cambiar a escondidas. Si hay que corregirla, se hace con un registro nuevo, y el original se queda tal cual.
• Trazabilidad: cada registro va encadenado al anterior, con fecha y hora, de modo que se puede seguir la secuencia de la primera factura a la última.
• Conservación: los registros se guardan durante el plazo legal y se pueden exportar.
• Registro de eventos: el programa anota ciertas cosas que pasan mientras lo usas.

Además, cada factura hecha con ese programa lleva un código QR (lo vemos más abajo). Y el fabricante del programa debe firmar una declaración responsable, visible en el propio programa, en la que certifica que cumple el reglamento.

Ojo: el reglamento habla de facturas en general. Incluye la factura completa y la factura simplificada (el tique de toda la vida). Lo explicamos en qué debe llevar una factura.

Quién debe cumplirlo

Se aplica a quien tiene una actividad económica y usa un programa para facturar, aunque solo lo use para una parte de su actividad:

• las sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades), salvo las entidades totalmente exentas;
• los autónomos y demás personas físicas con actividad (contribuyentes del IRPF);
• las entidades en atribución de rentas con actividad (por ejemplo, una comunidad de bienes);
• los no residentes que operan en España con un establecimiento permanente.

El reglamento no distingue por el método con el que calculas el impuesto: lo que importa es si facturas con un programa.

También obliga a quien fabrica o vende esos programas.

Quién queda fuera

• Quien lleva los libros en el SII. El SII (Suministro Inmediato de Información) es el sistema por el que las grandes empresas y algunas más envían sus libros de IVA a Hacienda casi en tiempo real. Ellos no aplican VeriFactu.
• Quien factura a mano, con talonario. El reglamento solo se aplica a facturas hechas con un sistema informático. La AEAT entiende que un Word o un Excel que solo sirve para escribir la factura no es un sistema de facturación; si además procesa los datos (por ejemplo, para sacar los libros registro), sí lo es.
• El País Vasco y Navarra, que tienen sus propias normas forales. El reglamento se aplica a quien tiene su domicilio fiscal en territorio común. En el País Vasco existe un sistema propio, TicketBAI.
• Algunas operaciones concretas, como las facturadas desde un establecimiento en el extranjero.

En Canarias, Ceuta y Melilla sí se aplica, con el IGIC y el IPSI en lugar del IVA.

Cuándo empieza

Las fechas actuales las fijó el Real Decreto-ley 15/2025, ya convalidado por el Congreso:

Hasta esas fechas, usar un programa adaptado es voluntario.

Las dos modalidades

Un programa que cumple puede funcionar de dos maneras. Tú eliges.

Modalidad VERI*FACTU. El programa envía a la AEAT, de forma automática y al momento, un registro de cada factura que haces (y de cada anulación). A cambio, la norma presume que el programa cumple los requisitos «por diseño» y no tiene que firmar electrónicamente cada registro. Si eliges esta modalidad, quedas dentro al menos hasta el 31 de diciembre del año en que hiciste el primer envío.

Modalidad sin envío (no VERI*FACTU). El programa no manda nada a la AEAT, pero debe cumplir todo lo demás con más exigencia: firmar electrónicamente cada registro, llevar el registro de eventos y conservarlo todo para entregarlo si Hacienda lo pide.

La AEAT ofrece además una aplicación gratuita de facturación, que funciona en modalidad VERI*FACTU. Exige identificar al cliente en cada factura, así que no sirve para tiques a particulares sin datos.

El código QR: qué es y qué puede hacer tu cliente

Toda factura hecha con un programa adaptado lleva un QR, en la primera página, con el texto «QR tributario:» encima. Si el programa envía los registros a la AEAT, la factura lleva además la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».

El QR contiene una dirección web de la AEAT con cuatro datos: el NIF de quien factura, el número de la factura, la fecha de expedición y el importe total.

Tu cliente (sea otra empresa o un particular) puede escanearlo con el móvil, si quiere. Verá los datos de la factura en la web de la AEAT. Si la factura es VERI*FACTU, podrá comprobar además si el emisor la ha enviado a Hacienda. La AEAT puede usar esa información para sus comprobaciones, aunque escanear un QR no cuenta como denuncia.

Qué no cambia

• No es una declaración nueva. No hay modelo VeriFactu. Sigues presentando el modelo 303, el modelo 130 y el resto, en los mismos plazos.
• No cambian los impuestos. Ni los tipos de IVA ni lo que puedes deducir.
• No cambia lo que debe llevar una factura. El QR se añade; los datos obligatorios siguen siendo los mismos.
• No es la factura electrónica obligatoria entre empresas. Esa es otra norma, con otro calendario: la explicamos en la factura electrónica obligatoria.
• No afecta a las facturas que recibes. VeriFactu obliga a quien emite la factura, no a quien la recibe. Una factura de un proveedor sin QR no deja de ser válida por eso.
• No sustituye a tu gestoría. Si tu gestoría solo contabiliza las facturas que tú haces, VeriFactu te afecta a ti (a tu programa), no a ella.

Errores típicos

• Pensar que VeriFactu es un trámite que se presenta. Es un requisito del programa de facturación. Lo que hay que hacer es comprobar que tu programa tiene la declaración responsable del fabricante y está actualizado antes de tu fecha.
• Creer que obliga a enviar las facturas a Hacienda. Solo en la modalidad VERI*FACTU. En la otra modalidad no se envía nada, pero el programa debe firmar y guardar los registros.
• Confundir VeriFactu con la factura electrónica entre empresas. Son dos obligaciones distintas, con fechas distintas, aunque se complementan.
• Borrar una factura mal hecha. Con un programa adaptado no se borra: se anula o se corrige con un registro nuevo (por ejemplo, una factura rectificativa), y queda rastro de las dos.
• Pensar que el importe del QR es lo que te pagan. La AEAT explica que es la base más el IVA (y el recargo de equivalencia, si lo hay), sin restar la retención de IRPF. Una factura de 1.000,00 € más 210,00 € de IVA, con 150,00 € de retención, lleva en el QR 1.210,00 €, aunque el cliente pague 1.060,00 €.
• Usar un Excel que también hace los libros y pensar que estás fuera. Si la hoja procesa los datos de facturación para otros fines, la AEAT entiende que ya es un sistema de facturación.