La factura electrónica obligatoria entre empresas

La Ley 18/2022, conocida como ley «Crea y Crece», obliga a que las facturas entre empresas y autónomos sean electrónicas. El Real Decreto 238/2026 dice cómo, y la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, pone en marcha el reloj. El objetivo declarado no es solo fiscal: es saber cuánto se tarda de verdad en pagar las facturas y luchar contra la morosidad.

Qué es

Una factura electrónica, en el sentido de esta obligación, es un fichero estructurado: un mensaje en XML (un formato de texto con etiquetas) donde cada dato va en su sitio. El NIF va en un campo, la base imponible en otro, el IVA en otro. Un programa lo lee sin tener que «mirar» la factura.

Por eso un PDF no basta. Hoy la Dirección General de Tributos entiende que un PDF enviado por correo ya es una factura electrónica a efectos generales, pero no es un mensaje estructurado: para leerlo, alguien (o un programa de reconocimiento de texto) tiene que interpretarlo. La nueva obligación exige el formato estructurado.

El fichero debe seguir el modelo europeo de datos (la norma EN 16931) en uno de estos formatos:

• UBL (el que usa la solución pública de la AEAT);
• CII;
• EDIFACT (mensaje de factura);
• Facturae (el formato español que ya usan quienes facturan a las Administraciones públicas).

Cada factura se identifica con un código único formado por el NIF del emisor, la serie y el número, y la fecha de expedición.

Quién está obligado

Todo empresario o profesional que deba hacer factura tendrá que hacerla electrónica cuando el cliente sea otro empresario o profesional establecido en España. No hace falta que el cliente dé su permiso.

Quedan fuera:

• las ventas a particulares;
• las facturas simplificadas (los tiques), salvo las simplificadas «cualificadas», que identifican al cliente;
• las facturas a clientes de otros países;
• algunos sectores concretos: el operador del mercado eléctrico y el del gas, y las liquidaciones de las compañías aéreas a través de IATA.

En el País Vasco y Navarra se aplicará según los acuerdos con sus Haciendas forales.

Cómo se envía: la solución pública y las plataformas privadas

Hay dos caminos, y se pueden combinar:

• La solución pública de la AEAT. Es gratuita. Permite hacer facturas con un formulario web, enviarlas y recibirlas. Solo admite UBL.
• Una plataforma privada de intercambio. Son empresas que transmiten las facturas entre emisor y cliente. Deben cumplir requisitos técnicos y de seguridad, firmar las facturas con firma electrónica avanzada, conectarse gratis entre ellas y mandar una copia fiel de cada factura, en UBL, a la solución pública.

Así, la solución pública acaba siendo el archivo de todas las facturas entre empresas. Emisor y cliente, y quien ellos autoricen, pueden consultarlas y descargarlas allí.

El calendario

Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden de la solución pública. La Orden HAC/1028/2026 se publicó el 5 de octubre de 2026 y entra en vigor el 6 de octubre de 2026. Los plazos son de meses y se cuentan de fecha a fecha (artículo 5 del Código Civil): del 6 de octubre al 6 de octubre.

El volumen de operaciones es, en esencia, lo que has facturado en el año (calculado con las reglas del IVA).

Algunos matices:

• La solución pública debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha, es decir, el 6 de agosto de 2027 como tarde.
• Durante sus primeros 12 meses, las empresas de más de 8 millones deberán acompañar cada factura electrónica de un PDF legible, salvo que el cliente acepte recibir solo el fichero.
• Las plataformas privadas de intercambio deben cumplir sus requisitos desde la primera fecha, el 6 de octubre de 2027.
• La condición europea. La Ley 18/2022 supedita esta obligación a que la Unión Europea permita a España apartarse de dos artículos de la Directiva del IVA. Desde abril de 2025, la propia Directiva, reformada por la Directiva (UE) 2025/516, permite a cada país exigir la factura electrónica entre empresas sin pedir permiso, y la orden pone en marcha los plazos sin más condiciones. Es nuestra lectura: nadie lo ha declarado expresamente, pero no vemos nada que frene las fechas.

Los estados de la factura y el pago

La factura electrónica no solo se envía: el cliente tiene que contar qué ha pasado con ella. Es la parte más nueva.

Al emisor, el cliente le comunica:

• si acepta o rechaza la factura, con la fecha;
• cuándo la ha pagado entera, con la fecha de pago.

Puede comunicar también pagos parciales, aceptaciones parciales o que ha cedido la factura a un tercero para su cobro.

A la solución pública, todo cliente comunica el pago completo (con la fecha de pago y la fecha de vencimiento) o el rechazo, aunque use una plataforma privada. Si no rechaza la factura ni recibe una rectificativa, se entiende aceptada.

El plazo para comunicar cada estado es de 4 días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde la fecha del hecho (el pago o el rechazo). El cliente puede autorizar a su plataforma para que lo comunique por él.

Relación con VeriFactu

Son dos obligaciones distintas, pero encajan:

• VeriFactu regula el programa con el que se hace cualquier factura (que no se pueda manipular, con QR) y empieza en 2027.
• La factura electrónica regula el formato y el envío de las facturas entre empresas, y el seguimiento del pago.

El Real Decreto 238/2026 exige que la factura electrónica salga de un programa adaptado a esas reglas antimanipulación. Y dentro del fichero, la dirección del QR de VeriFactu va en un campo propio, en lugar de como imagen.

Errores típicos

• Pensar que mandar un PDF por correo ya cumple. Para esta obligación hace falta un fichero estructurado (UBL, CII, EDIFACT o Facturae).
• Dar por hecho el 1 de octubre. Antes de que saliera la orden se solía hablar del 1 de octubre de 2027 y de 2028, suponiendo que entraría en vigor ese día. La orden publicada entró en vigor el 6 de octubre de 2026, y las fechas se cuentan desde ahí.
• Creer que afecta a las ventas a particulares o a los tiques. No: solo a facturas completas entre empresarios o profesionales establecidos en España.
• Olvidar la parte del pago. Recibir la factura no es todo: el cliente tendrá que comunicar el pago o el rechazo en 4 días sin contar fines de semana ni festivos nacionales.
• Confundirla con VeriFactu. Tener un programa de facturación adaptado a VeriFactu no resuelve la factura electrónica, ni al revés: son dos obligaciones distintas.
• Pensar que los autónomos pequeños se libran. Están obligados a emitir y recibir facturas electrónicas desde el 6 de octubre de 2028; lo único que se retrasa un año más es la obligación de comunicar los estados.